RPA e agenti di IA sono due tecnologie di automazione che vengono spesso confuse, e la cui distinzione ha conseguenze pratiche importanti per qualsiasi azienda che stia valutando di automatizzare i propri processi.
Non sono in concorrenza. Sono complementari, con punti di forza diversi che le rendono più adatte a tipi diversi di attività. Capire la differenza permette di scegliere lo strumento giusto invece dello strumento di tendenza.
Che cos’è l’RPA e dove eccelle
L’RPA (Robotic Process Automation) è una tecnologia che automatizza attività ripetitive e ben definite, che seguono sempre gli stessi passaggi. Un robot RPA può accedere a un sistema, estrarre dati da una schermata, copiarli in un altro sistema e chiudere il processo, esattamente come farebbe una persona, passo dopo passo.
I punti di forza dell’RPA sono chiari: è prevedibile, verificabile, rapida da mettere in produzione per processi ben definiti e non richiede che i sistemi esistenti dispongano di API. Se il processo segue sempre gli stessi passaggi, l’RPA lo esegue più velocemente, senza errori e senza stancarsi.
Altrettanto chiari sono i limiti: l’RPA è fragile di fronte alle variazioni. Se la schermata cambia, se il formato del documento varia, se si presenta un’eccezione non prevista dal processo, il robot si blocca. La manutenzione dei robot RPA quando cambiano i sistemi sottostanti può essere onerosa.
Che cosa sono gli agenti di IA e dove eccellono
Gli agenti di IA sono sistemi in grado di prendere decisioni, adattarsi alle variazioni e gestire le eccezioni grazie a modelli linguistici o di machine learning che comprendono il contenuto, non solo la struttura. Un agente di IA può leggere un’email, capire che si tratta di un reclamo di un certo tipo, estrarre i dati rilevanti anche se scritti in modi diversi e decidere quale azione intraprendere.
I punti di forza degli agenti di IA sono la flessibilità e la capacità di gestire le eccezioni. Non richiedono processi perfettamente strutturati. Possono lavorare con il linguaggio naturale, con documenti non strutturati e con situazioni non programmate esplicitamente.
Anche qui ci sono limiti: gli agenti di IA sono più complessi da costruire, più costosi da mettere in produzione e il loro comportamento è meno prevedibile di quello di un robot RPA. Per i processi in cui la piena verificabilità è critica, l’RPA può essere preferibile.
Il criterio di scelta: struttura e variabilità del processo
La domanda chiave per scegliere tra RPA e agenti di IA è: il processo è sempre uguale o presenta variazioni ed eccezioni frequenti?
Candidati per l’RPA:
- riconciliazione bancaria che segue sempre gli stessi passaggi;
- estrazione di dati da moduli a struttura fissa;
- migrazione di dati tra sistemi con lo stesso formato;
- generazione di report periodici con la stessa struttura.
Candidati per gli agenti di IA:
- classificazione e risposta a email dal contenuto variabile;
- elaborazione di fatture in formati diversi da più fornitori;
- analisi di contratti con clausole variabili;
- assistenza clienti con domande non strutturate;
- monitoraggio dei social network e analisi delle menzioni.
Candidati per la combinazione delle due:
- processi in cui l’IA classifica e decide il tipo di caso e l’RPA esegue il processo corrispondente a ciascun tipo;
- validazione dei dati in cui l’IA rileva le anomalie e l’RPA esegue le correzioni nei sistemi.
La combinazione più efficace per le aziende
I progetti di automazione più efficaci nelle aziende industriali e di servizi combinano di solito le due tecnologie: l’IA per la parte cognitiva (comprendere, classificare, decidere) e l’RPA per la parte esecutiva su sistemi strutturati (scrivere nell’ERP, generare il documento, aggiornare il record).
Questa combinazione viene talvolta chiamata «automazione intelligente» e permette di raggiungere livelli di automazione molto più alti di quelli che ciascuna tecnologia otterrebbe da sola.
Domande frequenti
L’RPA è una tecnologia superata? No. Resta lo strumento più efficiente per processi perfettamente strutturati e ripetitivi. Ciò che è cambiato è che non è più l’unica opzione di automazione disponibile per le aziende, e ha senso valutare per ciascun processo se sia più adatta l’RPA, un agente di IA o la combinazione delle due.
In quanto tempo si ripaga un’implementazione di RPA o di agenti di IA? Dipende dal volume del processo e dal costo del lavoro umano che sostituisce. I processi ad alto volume e a basso valore aggiunto sono quelli con il ritorno più rapido. Il ritorno va valutato caso per caso, con i dati reali del processo dell’azienda.
Servono figure tecniche per la manutenzione di robot RPA o agenti di IA? Dipende dalla complessità. Gli strumenti di RPA moderni hanno interfacce visuali che consentono anche a persone non tecniche di gestire processi semplici. Gli agenti di IA più complessi richiedono maggiori competenze tecniche per la messa a punto e la manutenzione. In entrambi i casi, la formazione del team interno fa parte della progettazione della soluzione fin dall’inizio.