La gestione documentale è uno dei casi d’uso dell’IA con il maggior potenziale per aziende di qualsiasi dimensione. Fatture dei fornitori, contratti, documenti di trasporto, ordini, reclami, moduli dei clienti: quasi tutte le aziende elaborano manualmente documenti che potrebbero essere trattati in modo automatico con l’IA.
La particolarità di questo caso d’uso è che il punto di partenza può essere molto modesto (non serve un’infrastruttura dati sofisticata) e che l’impatto sulle ore di lavoro è immediato e ben visibile.
Il problema che l’IA documentale risolve
Il processo manuale di gestione documentale nelle medie imprese segue uno schema riconoscibile: qualcuno riceve un documento (via email, per posta e poi scansionato o tramite il portale fornitori), lo apre, ne estrae le informazioni rilevanti (numero di fattura, importo, data, fornitore, causale), le inserisce a mano nell’ERP o in un foglio di calcolo e archivia il documento. Il processo si ripete decine o centinaia di volte al giorno.
I problemi sono noti: assorbe il tempo di persone che potrebbero svolgere attività di maggior valore, genera errori di inserimento, ha picchi di carico nei periodi di chiusura e crea colli di bottiglia quando la persona incaricata è assente.
Che cosa l’IA può automatizzare e che cosa no
Che cosa l’IA documentale fa bene
Estrae dati strutturati da documenti non strutturati o semi-strutturati. Un sistema ben addestrato può estrarre numero di fattura, fornitore, importo, righe di dettaglio e data da qualsiasi fattura, a prescindere dal formato del fornitore. Il vantaggio rispetto all’OCR tradizionale è che l’IA comprende il contesto: sa che «Importo totale: 1.250,00 €» e «Totale da pagare: 1.250,00» sono lo stesso dato anche se il testo è diverso.
Classifica i documenti per tipo e per categoria. Un sistema può distinguere automaticamente tra fatture, documenti di trasporto, contratti, ordini e corrispondenza generica, e indirizzare ciascun tipo al flusso di lavoro corrispondente.
Verifica i dati rispetto alle anagrafiche. Il sistema può controllare se il codice fornitore esiste nell’ERP, se l’importo corrisponde all’ordine d’acquisto e se i dati del documento sono coerenti tra loro, prima di creare la registrazione nel sistema.
Che cosa richiede la supervisione umana
Le eccezioni. Un sistema ben progettato sa quando non è sicuro: quando la qualità del documento è scarsa, quando ci sono dati contraddittori o quando il documento non corrisponde agli schemi già visti. In questi casi passa il documento alla revisione umana invece di elaborarlo in automatico.
Le decisioni di business. L’IA può estrarre i dati e verificarli, ma la decisione di approvare una fattura con discrepanze o di gestire un reclamo complesso resta un lavoro umano.
Il percorso di adozione: da dove cominciare
Il punto di partenza più frequente per le aziende è l’automazione delle fatture passive. È il caso d’uso con il volume più alto, la maggiore omogeneità del tipo di documento e il maggiore impatto sul tempo di lavoro.
Il percorso tipico è il seguente:
- Mappatura del volume e della varietà dei documenti attuali
- Scelta del tipo di documento pilota (di solito le fatture)
- Configurazione e addestramento del sistema con esempi reali
- Periodo di validazione in parallelo al processo manuale
- Trasferimento progressivo del volume al sistema automatico
Il periodo di validazione in parallelo è importante: consente di misurare la precisione reale del sistema sui documenti effettivi dell’azienda prima di abbandonare il processo manuale.
L’integrazione con l’ERP: il passaggio che genera più valore
Un sistema di estrazione dei dati che non si collega all’ERP dimezza il lavoro ma non lo elimina. L’integrazione completa, in cui il sistema estrae i dati, li verifica e li registra direttamente nell’ERP senza intervento umano per i casi corretti, è dove si concentra il maggiore risparmio di tempo.
Questa integrazione richiede che l’ERP sia in grado di ricevere dati in modo programmatico (API o integrazione dati). La maggior parte degli ERP moderni lo consente; quelli più datati possono richiedere soluzioni di integrazione aggiuntive.
Domande frequenti
L’automazione documentale funziona con qualsiasi tipo di documento? Funziona meglio con documenti dalla struttura costante (fatture, documenti di trasporto, moduli) che con documenti del tutto liberi (lettere, email dal contenuto variabile). Con documenti molto eterogenei, il sistema ha bisogno di più esempi di addestramento e può presentare un tasso più alto di eccezioni da sottoporre a revisione umana.
Che cosa succede con i documenti cartacei da scansionare? Il sistema funziona anche con documenti scansionati, anche se la qualità della scansione incide sulla qualità dell’estrazione. Scanner con buona risoluzione e documenti piani (non stropicciati né piegati) danno risultati migliori. Alcuni sistemi includono un miglioramento dell’immagine prima dell’estrazione.
L’IA è in grado di gestire documenti in più lingue? Sì. I modelli attuali di estrazione documentale funzionano con più lingue. Per le aziende con fornitori internazionali è un aspetto particolarmente utile: nella maggior parte dei sistemi moderni è possibile elaborare fatture in italiano, spagnolo, inglese o tedesco senza configurazioni aggiuntive.