La domanda che stabilisce se ha senso
Un commerciale dedica una parte considerevole della settimana ad attività che non sono vendita: preparare riunioni, redigere offerte, aggiornare il CRM e riattivare opportunità ferme. Un copilota interviene proprio su questa parte. La domanda preliminare è scomoda ma necessaria: il CRM rispecchia la realtà? Se il personale registra le opportunità a posteriori e a memoria, qualsiasi sistema costruito sopra erediterà quella finzione.
Che cosa fa
Prepara la visita. Prima di una riunione raccoglie lo storico del cliente, quanto discusso l’ultima volta, lo stato degli ordini, le segnalazioni aperte e ciò che è cambiato pubblicamente nell’azienda cliente. Il commerciale arriva con una pagina letta in tre minuti, invece che con quello che crede di ricordare.
Redige l’offerta. Parte dal catalogo, dalle condizioni applicabili a quel cliente e da quanto emerso nella riunione e produce una bozza con la struttura abituale. Il commerciale la modifica e la firma. Qui il risparmio è diretto e facile da misurare: ore di redazione per offerta.
Tiene vivo il follow-up. Individua le opportunità ferme, propone il passo successivo e prepara l’e-mail. Non la invia da solo: la comunicazione con un cliente è tra le cose che non devono partire senza che qualcuno le abbia lette.
Alimenta il CRM. A partire dagli appunti della riunione aggiorna i campi e registra quanto concordato. In pratica è la funzione più apprezzata dalla forza vendita, e quella che la induce a usare anche il resto.
I dati necessari
Un CRM accessibile via API, catalogo e condizioni commerciali in una forma strutturata e lo storico delle offerte precedenti, che è ciò che insegna al sistema lo stile dell’azienda. Se esistono verbali o appunti di riunioni passate, tanto meglio; altrimenti si comincia a costruire quel materiale dal primo giorno.
Come si misura
Tempo tra la richiesta e l’invio dell’offerta, numero di offerte per commerciale al mese, percentuale di opportunità seguite entro i tempi concordati e qualità dei dati nel CRM (campi compilati sul totale). Anche il tasso di conversione, ma con cautela: dipende da troppi fattori estranei al copilota per attribuirgli merito o colpa nell’arco di un trimestre.
Dove fallisce
Il primo rischio riguarda la fiducia: un’offerta con un prezzo o una condizione inventati compromette il sistema per sempre. I dati commerciali devono provenire dalla fonte ed essere contrassegnati come tali, non da ciò che il modello ricorda; a questo serve la RAG sul catalogo reale.
Il secondo riguarda l’adozione. Se il copilota aggiunge passaggi invece di toglierli, la forza vendita lo abbandona in tre settimane e nessuno lo dirà apertamente. Conviene misurare l’uso reale fin dall’inizio.
Il terzo riguarda i dati personali: preparare una visita incrociando informazioni su una persona ha limiti precisi nel GDPR, e la registrazione di che cosa si consulta e per quale scopo fa parte della governance del sistema.